Employee Self Service (EES) - Papershift (2024)

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Personalabteilungen, aber auch Vorgesetzte und Mitarbeiter werden mit immer mehr Verwaltungsaufgaben konfrontiert. Ein Employee Self Service (ESS) kann dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand in der HR-Arbeit zu reduzieren und Prozesse zu vereinfachen.

Unternehmen leiden in der aktuellen Zeit unter einem wachsenden Maß an Bürokratie. Das zeigt sich an einer Zunahme an Verwaltungsaufgaben, die neben der Personalabteilung auch die Mitarbeiter und deren Vorgesetzte betreffen.

Abhilfe kann ein sogenannter Employee Self Service (ESS) schaffen. Damit können Mitarbeiter viele Aufgaben, die sie betreffen, selbst durchführen. Das führt zu einer Beschleunigung der Abläufe und zu einer Entlastung auf allen Seiten.

Definition: Was ist unter Employee Self Service zu verstehen?

Wörtlich übersetzt bedeutet Employee Self Service “Mitarbeiter-Selbstbedienung”. Besser und treffender ist jedoch die Bezeichnung “Mitarbeiter-Selbstverwaltung”. Damit ist gemeint, dass die Mitarbeiter viele Dinge selbst erledigen können, wie zum Beispiel die Pflege ihrer Daten oder das Stellen von Anträgen. Das sorgt für Entlastung im Personalmanagement und bietet verschiedene Vorteile für Angestellte und Führungskräfte.

Die verschiedenen Abstufungen von ESS

Employee Self Service-Systeme werden je nach Funktionsumfang und Möglichkeiten der Interaktion in vier verschiedene Stufen unterteilt:

1. Stufe: Informationsgewinnung: Hier werden Unternehmens- und Mitarbeiterdaten wie zum Beispiel Telefonnummern, E-Mail-Adresse oder auch wichtige Webseiten bereitgestellt.
2. Stufe: Den Mitarbeitern werden eigene Personaldaten bereitgestellt wie zum Beispiel geleistete Arbeitszeiten, Resturlaub oder Abwesenheitsdaten.
3. Stufe: Verwaltung eigener Personaldaten aus der digitalen Personalakte wie das Ändern der eigenen Adresse oder des Namens nach einer Heirat
4. Stufe: Einwilligungs- und Genehmigungsprozesse einbinden wie das Einreichen von Urlaubsanträgen, Arbeitszeiterfassung oder das Anmelden zu Schulungen

Zu den wichtigsten Bestandteilen von Employee Self Service gehören

• Das Aktualisieren persönlicher Daten wie zum Beispiel der Adresse
• Anträge einreichen wie zum Beispiel Dienstreise- oder Urlaubsanträge
• Arbeitszeiterfassung
• Abruf von Anwesenheiten und Abwesenheiten sowie geleisteten Arbeitszeiten
• Kontrolle des verfügbaren Resturlaubs
• Abruf von Lohnabrechnungen und weiteren Unterlagen
• Einblick in die Dienstpläne
• Suchen von Kollegen
• Anmeldung zu Schulungen

Was sind Manager Self Services (MSS)?

Manager Self Services (MSS) kann man als Gegenstück zu den ESS betrachten. Sie bieten Vorgesetzten und Führungskräften die Möglichkeit, die zur Ausübung ihrer Funktion nötigen Handlungen selbständig durchzuführen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Die Freigabe von Urlaubsanträgen
• Einblick in die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter
• Erstellen von Dienstplänen

Welche Vorteile bietet der Employee Self Service (ESS)?

Im Zusammenhang mit ESS ist oftmals von einer Win-Win-Situation die Rede. Das aus dem Grund, dass ein ESS Entlastung für alle Beteiligten bringen kann – vom Mitarbeiter über deren Vorgesetzte bis hin zu den HR-Teams und zur Buchhaltung.

Konzentration auf wichtige Aufgaben

Durch die Entlastung von Verwaltungsaufgaben durch ESS können sich die Beteiligten auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben verwenden. So bleibt zum Beispiel für die HR-Mitarbeiter mehr Zeit, sich um das Recruiting neuer Mitarbeiter oder auch um die Personalentwicklung ihrer Beschäftigten zu kümmern.

Einsparung von Kosten und Zeit

Ein Employee Self Service System sorgt durch die schnellere Abwicklung von routinemäßigen Verwaltungsaufgaben für eine erhebliche Einsparung an Zeit und Geld und entlastet die Personalverwaltung und HR-Verantwortliche. Wenn Mitarbeiter zum Beispiel die Möglichkeit haben, ihre Verfügbarkeiten für die Erstellung eines Dienstplans selbst in ein HR-System einzutragen und wenn Abwesenheiten automatisch bei der Erstellung der Pläne berücksichtigt werden, können diese deutlich schneller und mit höherer Qualität erzeugt werden.

Flexibilität

In der heutigen Arbeitswelt sind die Mitarbeiter meist an vielen verschiedenen Orten im Einsatz – sei es am Arbeitsplatz im Büro, im Homeoffice oder unterwegs beim Kunden oder auf Workation. Ein modernes ESS-System bietet die Möglichkeit, von überall und rund um die Uhr auf die Funktionen zuzugreifen. Damit sorgt es zum Beispiel dafür, dass Mitarbeiter konsequent ihre Arbeitszeiten erfassen.

Autonomie

Wenn die Mitarbeiter die Aufgaben, die sie selbst betreffen, alleine erledigen können, erhöht das ihre Autonomie. Das kann zu einer verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit führen.

Bessere Datenqualität

Durch die Funktionen eines ESS-Systems steigt die Chance, dass relevante Daten wie Arbeitszeiten und Abwesenheiten vollständig und regelmäßig erfasst werden. Das trägt zu einer deutlichen Verbesserung der Datenqualität bei, von der die Mitarbeiter, die HR-Verantwortlichen und das gesamte Unternehmen profitieren.

Mehr Datenschutz

Moderne ESS-Systeme bieten ein Höchstmaß an Datenschutz. Dafür sorgen eine Verschlüsselung der Daten, das Vorhalten von Backups und eine Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA). Klassische Datenhaltung in Papierform kann hier nicht mithalten.

Transparenz

Wenn Mitarbeiter jederzeit und überall per HR Software Daten eintragen und auf sie zugreifen können, erhöht das nicht nur ihnen gegenüber die Transparenz. Auch Vorgesetzte, die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung profitieren letztendlich davon.

Anforderungen an ein ESS-System

Damit ein ESS-System die daran geknüpften Erwartungen erfüllen und einen Mehrwert bieten kann, muss es eine Reihe von Anforderungen erfüllen:

Intuitive Benutzeroberfläche

Oftmals wird ein ESS-System in ein Mitarbeiterportal integriert, das verschiedene Funktionen für die Arbeitnehmer bereitstellt. Die Verwendung des ESS sollte selbsterklärend sein und keine umfangreichen Schulungen voraussetzen. Eine Grundvoraussetzung dafür ist eine intuitive Benutzeroberfläche, die eine gute User Experience bietet und die Nutzung so einfach wie möglich macht. Es sollte zum Beispiel klar sein, welche Eingabefelder für welche Daten genutzt werden und welche Werte dort eingegeben werden können.

Datenschutz

Für die Verwaltung von persönlichen Daten der Mitarbeiter muss ein ESS den Anforderungen an den Datenschutz genügen. In diesem Zusammenhang ist vor allem die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu nennen.

Flexible Nutzung

Ein modernes ESS muss flexibel sein. Das bedeutet, dass der Zugriff unabhängig von Ort und Uhrzeit möglich sein sollte. Dazu bieten sich webbasierte Systeme an, die mittels Browser oder App genutzt werden können.

Abbildung der wichtigsten Funktionen und Prozesse

Damit ein ESS-System zu den Abläufen und Prozessen im Unternehmen passt, muss es die Möglichkeit zur entsprechenden Anpassung bieten. Dazu gehören entsprechende Einstellungen für Freigabeprozesse ebenso wie das Hinterlegen verschiedener Rollen und Verantwortungsbereiche, zum Beispiel für Mitarbeiter, Personaler und Führungskräfte.

Flexible Möglichkeiten für Auswertungen und Statistiken

Ein ESS-System sollte sowohl für Mitarbeiter, Führungskräfte als auch für Funktionsbereiche wie Personal und Lohnbuchhaltung verschiedene Berichtsoptionen bereitstellen, um beispielsweise die geleisteten Arbeitszeiten als Excel- oder CSV-Datei exportieren zu können und damit die Weiterverarbeitung der Daten zu ermöglichen.

Kosten

Um den Einstieg in ESS für Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten, sollten sich die anfänglichen Investitionen in Grenzen halten. Oftmals schrecken Unternehmen davor zurück, eigens dafür Server-Infrastruktur und dafür passende Stellen zum Betrieb zu schaffen. Hier bieten sich cloudbasierte Lösungen wie Papershift an. Man spricht hier auch von SaaS (Software as a Service).

Guter Kundenservice und Support

Gerade bei der Einführung eines ESS-Systems kann es immer wieder zu Fragen kommen. Hier kommt es auf einen guten Support des Anbieters an, der schnell Unterstützung und Hilfestellung bieten kann.

Worauf ist bei der Einführung eines Employee Self Services zu achten?

Ein ESS-System ist nicht von heute auf morgen eingeführt. Vorab muss sorgfältig geplant werden, welche Funktionen bereitgestellt werden und wer Zugriff erhalten soll.

Wer soll Zugriff auf das ESS bekommen?

Eine zentrale Frage bei der Implementierung eines ESS lautet, welcher Teil der Belegschaft es tatsächlich nutzen können und dürfen. Zu klären ist beispielsweise, ob nur Festangestellte Zugriff erhalten, oder ob zum Beispiel auch Werkstudenten, Praktikanten oder Freelancer das ESS-System nutzen dürfen. Zu klären ist auch, ob das ESS-System in allen oder nur in einzelnen Bereichen des Unternehmens zum Einsatz kommen soll.

Auswahl der Funktionen des ESS

Wie beschrieben gibt es verschiedene Abstufungen von ESS-Systemen, die vom lesenden Zugriff ausgewählter Daten bis hin zum Stellen von Anträgen reichen. Vor der Einführung eines ESS-Systems muss der bereitgestellte Funktionsumfang definiert werden. Dabei können die Funktionen auch in mehreren Schritten bereitgestellt werden, um den Betrieb mit dem System zu erproben.

Festlegen von Rollen und Verantwortungsbereichen

Ebenfalls eine Kernaufgabe vor der Einführung eines ESS-Systems ist die Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten: Welche Mitarbeiter dürfen welche Daten sehen oder auch bearbeiten? Wer darf welche Freigaben erteilen?

Grundlagen des Datenschutzes beachten

Für den rechtssicheren Betrieb eines ESS-Systems ist der Datenschutz eine Grundvoraussetzung. Moderne ESS-Systeme bieten von Haus aus Technologien, mit denen ein DSGVO-konformer Betrieb möglich ist.

Schulung der Mitarbeiter

Selbst bei der Wahl eines intuitiv und einfach zu nutzenden ESS-Systems muss es vorab eine Schulung aller Beteiligten geben, um im späteren Produktivbetrieb möglichst wenige Beeinträchtigungen zu erfahren. Zusätzlich sollten die wichtigsten Schulungsdokumente sowie Anleitungen online bereitgestellt werden, damit sich die Mitarbeiter die nötigen Informationen jederzeit besorgen können.

Welche Vorteile bietet ESS mit Papershift?

Papershift eignet sich hervorragend für einen Employee Self Service. Dafür sorgen die zentrale Datenhaltung, die flexible Nutzung, die intuitive Benutzeroberfläche sowie der hervorragende Kundensupport.

Zentrale Datenhaltung für Zeiterfassung, Dienstplanung und Abwesenheiten

Papershift verwaltet alle Daten – Zeiterfassung, Dienstpläne und Abwesenheiten – in einem System. Mitarbeiter, Führungskräfte und Personal haben so stets Einblick in die aktuellen Daten und können diese verändern. Das sorgt für eine hohe Datenqualität und vermeidet Fehler.

Flexible Nutzung

Papershift kann sowohl per Browser, per App als auch stationär über ein Terminal genutzt werden. Somit ist ein Zugriff jederzeit und von überall möglich.

Intuitive Benutzeroberfläche

Papershift bietet höchsten Komfort bei der Nutzung, und zwar unabhängig davon, ob der Zugriff per Smartphone, Tablet oder PC erfolgt. Die Bedienung ist leicht zu erlernen und setzt keinen großen Schulungsaufwand voraus.

Unser Kundensupport

Schon vor der Einführung von ESS steht Ihnen der Kundensupport von Papershift zur Verfügung. Das gilt natürlich auch während der Vorbereitung und nach Inbetriebnahme. Zusätzlich bieten wir Ihnen eine umfangreiche Online-Hilfe an, in der alle Funktionen leicht verständlich erklärt sind.